7 Alasan Mengapa Excel Alat Manajemen Proyek Terbaik Yang Anda Gunakan
Kita tidak kekurangan alat manajemen proyek diluar sana. Aplikasi-aplikasi tersebut menawarkan antarmuka yang menarik, alat kolaborasi, otomatisasi, dan fitur tambahan lainnya untuk yang sesuai dengan biayanya.
Meskipun pilihan ini memiliki keunggulannya masing-masing, ada alat yang powerful dan sering diabaikan yang tersembunyi di depan mata Anda: Microsoft Excel.
Dengan keserbagunaan, keterjangkauan, dan kemampuan penyesuaian yang mengejutkan, Excel dapat memberdayakan Anda untuk merencanakan, melacak, dan mengeksekusi proyek secara mulus bersama tim.
DAFTAR ISI
Keserbagunaan Excel Melampaui Manajemen Proyek
Berikut adalah alasan utama mengapa Excel layak untuk dilihat kembali untuk kebutuhan manajemen proyek Anda.
7. Kustomisasi dan Fleksibilitas
Apakah Anda menggunakan Trello, Asana, Airtable, atau Jira, Anda harus memahami metode mereka dan mengikuti struktur kaku untuk mengelola proyek. Excel sepenuhnya berbeda dalam hal ini.
Saat Anda membuka buku kerja baru yang kosong, Anda adalah pencipta, dan Anda dapat memanfaatkan baris dan kolom tak terbatas untuk memenuhi kebutuhan spesifik Anda.
Kemampuan adaptasi Excel mencakup rumus dan fungsi, memungkinkan Anda mengotomatisasi perhitungan, melacak metrik kunci, dan bahkan menyiapkan peringatan untuk tenggat waktu atau kelebihan anggaran yang akan datang.
Singkatnya, Anda tidak terbatas pada solusi yang sama untuk semua orang di mana Anda tidak memiliki banyak kebebasan untuk menyesuaikan alat dengan kebutuhan unik proyek Anda.
6. Koleksi Template yang Kaya untuk Manajemen Proyek
Inilah di mana Excel benar-benar bersinar sebagai alat manajemen proyek. Microsoft menawarkan puluhan template manajemen proyek, dan jika template ini tidak sesuai dengan alur kerja Anda, Anda selalu dapat mengunduh template pihak ketiga dari web.
Baik Anda mengelola daftar tugas sederhana, melacak timeline proyek kompleks dengan dependensi, atau membuat anggaran terperinci, hampir pasti ada template yang akan membantu Anda segera memulai.
Template-template ini dilengkapi dengan elemen siap pakai seperti daftar tugas, bagan Gantt, tabel alokasi, dan bahkan pelacak kemajuan, menghemat waktu dan usaha Anda yang berharga. Dan ingat, Anda dapat menggabungkan template ke dalam satu buku kerja yang memiliki beberapa lembar dari sumber berbeda!
5. Berbagai Macam Bagan untuk Melacak Proyek
Kemampuan visualisasi data Excel jauh melampaui spreadsheet sederhana. Seperti yang diharapkan, Excel menawarkan toolkit bagan yang kuat yang dapat sangat berharga untuk memvisualisasikan dan mengomunikasikan informasi proyek.
Bagan Gantt, misalnya, dengan jelas menampilkan timeline proyek, dependensi tugas, dan tonggak penting, memberikan gambaran sempurna dari jadwal proyek secara keseluruhan.
Anda juga dapat mencoba bagan burn-down untuk melihat jumlah pekerjaan yang diselesaikan terhadap waktu dan lebih baik memprediksi tenggat waktu akurat untuk tugas proyek.
Bagan pai dapat dengan efektif menggambarkan alokasi anggaran di berbagai segmen, sementara bagan batang bertumpuk mungkin membandingkan upaya yang direncanakan versus aktual untuk setiap fase proyek. Sepenuhnya terserah Anda untuk mengeksplorasi bagan berbeda untuk kebutuhan proyek Anda.
Anda bahkan dapat membuat dasbor visualisasi pusat di lembar terpisah di mana Anda dapat mengatur semua bagan Anda secara efektif dalam satu tempat.
4. Otomatisasi dengan Pemformatan Bersyarat
Fitur pemformatan bersyarat Excel membawa tingkat otomatisasi dan kejelasan visual ke proyek Anda. Anda dapat membuat berbagai aturan untuk seluruh buku kerja Anda.
Misalnya, saat Anda memperbarui status tugas atau jumlah pengeluaran, spreadsheet Anda secara otomatis menyesuaikan penampilannya untuk mencerminkan perubahan tersebut.
Anda dapat mengatur aturan di mana tugas yang mendekati tenggat waktu berubah menjadi merah, atau baris anggaran yang mendekati jumlah yang dialokasikan disorot kuning.
Umpan balik visual instan ini membantu Anda dengan segera mengidentifikasi potensi masalah, memprioritaskan tugas, dan menjaga proyek Anda tetap pada jalurnya. Anda tidak perlu lagi meninjau ratusan baris dan kolom untuk memahami situasinya.
3. Fitur Manajemen Proyek
Memang, Excel bukanlah alat manajemen proyek khusus, tetapi mengejutkan mampu mengemas sejumlah fitur yang cukup untuk membantu Anda mengelola proyek dengan mudah.
Anda dapat menguraikan proyek besar ke dalam tugas-tugas berbeda, dan menggunakan validasi data untuk membuat daftar status khusus seperti 'Sedang Berlangsung', 'Tertunda', 'Selesai', 'Dilewati', dan lainnya.
Lebih lanjut, Anda dapat membuat lembar terpisah khusus untuk penganggaran proyek. Lagipula, mengelola keuangan akan kritis bagi keberhasilan proyek.
Excel menyediakan alat untuk melacak pengeluaran, mengalokasikan sumber daya (seperti personel atau peralatan) ke berbagai tugas, dan memantau biaya terhadap anggaran Anda. Ini membantu mencegah pengeluaran berlebihan dan memastikan tim Anda menggunakan sumber daya secara efisien.
2. Alat Kolaborasi Handal
Meskipun kolaborasi real-time di Excel tidak seintuitif Google Sheets, namun tetap dapat menyelesaikan pekerjaan.
Setelah buku kerja proyek Anda siap dengan beberapa lembar, bagikan kepada anggota tim Anda dengan izin berbeda (edit, lihat, dll.) di mana mereka dapat secara opsional membuat pembaruan langsung ke buku kerja.
Anda bahkan dapat melindungi dengan kata sandi dan menetapkan tanggal kedaluwarsa untuk tautan buku kerja yang dibagikan.
1. Aksesibilitas dan Efektivitas Biaya
Inilah alasan paling meyakinkan untuk mempertimbangkan Excel untuk manajemen proyek. Tersedia di semua platform yang Anda pikirkan.
Lagipula, Excel sudah menjadi bagian dari paket Microsoft 365, dan Anda tidak perlu mengeluarkan uang ekstra untuk alat manajemen proyek khusus. Bagi individu dan bisnis kecil, keterjangkauan ini adalah keunggulan utama.
Jaga Proyek Anda Tetap pada Jalurnya
Sementara perangkat lunak manajemen proyek khusus tentu memiliki tempatnya, Anda tidak dapat sepenuhnya mengabaikan Excel. Ini adalah opsi yang layak untuk mengelola berbagai proyek, terutama untuk individu dan tim kecil.
Jadi, pada saat Anda memulai proyek baru, pertimbangkan untuk mencoba Excel – Anda mungkin akan terkejut betapa efektifnya alat familiar ini dapat membantu Anda mencapai tujuan proyek.
Sumber: Parth Shah (11 Deseember 2024).
Blog ini didukung oleh pembaca. Kami dapat memperoleh komisi afiliasi ketika Anda membeli melalui tautan di situs web kami. Ikuti kami juga di Google News Publisher untuk mendapatkan notifikasi artikel terbaru. Terima kasih.
